Cómo escribir un buen e-mail

Usando señales de humo, un mensaje no podría ser muy extenso… Con el código morse, la velocidad no mejora sustancialmente. El correo convencional (papel) demora días en llegar. Gracias a Dios vivimos en una época donde podemos comunicarnos casi instantáneamente.

Si vivieron en un tupper durante los últimos veinte años, bienvenidos al siglo XXI. Les presento el correo electrónico o -para usar un término menos naíf- e-mail, más conocido y nombrado en nuestro idioma simplemente mail.
Pero escribir un mail no es lo mismo que escribir una carta.
Existen ciertas reglas que hacen a las buenas costumbres al escribir en internet.
Este artículo está orientado a usuarios poco experimentados, pero a más de un experto le vendría bien repasar todos los puntos.

En general

  • En internet, una persona hablando en mayúsculas está gritando. Si les resulta incómodo poner las mayúsculas sólo donde corresponden, consideren escribir todo en minúsculas — será más presentable que un texto escrito completamente en mayúsculas.
  • Eviten utilizar acrónimos. No todo el mundo sabe qué significa cada uno, ni los interpreta de la misma forma.

Los destinatarios

  • Hay que tener mucho cuidado al elegir los destinatarios de nuestro mensaje. Comprueben siempre que la dirección corresponda a quien queremos escribir realmente.
  • Si hay tres campos diferentes (Para, CC, CCO) es por una razón: hay que usarlos correctamente!

    Para: destinatario principal de nuestro mensaje.
    CC: quién(es) recibirán una copia del mensaje. Sirve para poner al tanto a otra persona relacionada con el mensaje. El destinatario principal puede ver a quiénes les llegará una copia (y viceversa).
    CCO: Este campo es parecido a CC, con la diferencia de que los destinatarios listados en Para y CC no podrán saber si fue con copia oculta a alguien. Los destinatarios listados CCO sí pueden ver el resto de los destinatarios!
    Este campo tiene dos usos bastante frecuentes:

    • En cadenas de mails: para evitar pasar las direcciones de todos nuestros contactos al reenviar el mail. Igualmente, no reenvíen cadenas, perdieron gracia alrededor de 1995.
    • Para reenviar a un compañero de trabajo una copia de una respuesta o mensaje a un cliente sin que éste se entere.

El asunto

  • El asunto debe expresar en muy pocas palabras la idea principal que vamos a desarrollar en el mensaje. Tiene que ser concreto y relevante.
  • Sean precisos: el destinatario debe entender rápidamente de qué se está hablando.
  • Eviten poner cosas como “urgente” o “importante” en el asunto: rara vez lo son realmente, y no hará que el destinatario lo lea antes.
  • Por otra parte, si el mensaje requiere acción por parte del destinatario que quede claro, preferiblemente con la primera palabra.
  • Eviten poner palabras de más: dejen a un lado artículos, adjetivos y adverbios. Eso sí: no hablen como un robot…
  • Si el mensaje abarca diferentes cuestiones, consideren dividirlo en varios mensajes.
  • A medida que una conversación por e-mail avanza, es muy probable que también cambie el tema que se está discutiendo. Es importante cambiar el asunto para que siga siendo relevante a la conversación.
  • A esta altura debería ser obvio: no dejen el asunto en blanco!
  • Para mensajes fuera de tema (por ejemplo, una broma a un compañero de trabajo), antepongan el acrónimo OT (en inglés, fuera de tema).
    Esto ayuda al destinatario a decidir cuándo leer el mensaje.

El mensaje

  • Aunque ya hayan introducido un tema en el asunto, no lo den por leido. Repitan el asunto en el mensaje!
  • Escriban fechas que perduran en el tiempo. Si poner el año es demasiado, al menos pongan día y mes. Decir “el próximo jueves” siempre será el próximo jueves. Si el destinatario no lo lee a tiempo, va a generar un malentendido. Además, si queda archivado ese mail, más adelante uno puede determinar la fecha fácilmente sin tener que buscar un calendario.
  • Cuidado con la ironía: el tono de voz o el significado de algo que decimos en un mail no siempre queda plasmado en el texto, y muchas veces queda a juicio de quien lo lee.
  • Y por lo tanto, tengan cuidado con lo que escriben. Todo lo que escriban en un mail podrá ser usado en su contra.
  • No asuman que un mail es privado sólo porque lo envían a un destinatario específico. Hay muchas formas de que otras personas vean un mensaje que no les pertenece (mirando por encima del hombro, con métodos turbios o con una orden legal).
  • No hace falta hacer uso abusivo de los signos de exclamación!!!!!!! Ni de los de interrogación.
  • El mensaje debe ser lo más breve posible.
  • Usar colores, tipografías o tamaños de letra “personalizados” suele ser desprolijo. Usen las herramientas de formato sólo cuando son necesarias (para destacar algo, comentar, citar, ordenar visualmente, etc).
  • Es más fácil leer un mensaje con espacio entre diferentes líneas y párrafos. Cuando un mail se vuelve un bloque de texto gigante, se hace insoportable leerlo!
  • Una vez que hayan terminado el mensaje, revisen el texto que acaban de escribir! Eso incluye la ortografía. Nadie quiere leer un mail escrito en hoygan.
  • Usen las listas! Muchas veces veo listas hechas con mucho esfuerzo, usando un montón de espacios para darle sangría al listado. Por qué no usar, entonces, los botones correspondientes para crear listas? Se ven así:
    Listas

Los archivos adjuntos

  • Si el destinatario tiene que bajar los mails para leerlos, los archivos adjuntos hacen que se retrase la descarga de esos mensajes. Además, van ocupando espacio en su casilla. Aunque en el último tiempo los adjuntos no son un problema importante, no está bien visto enviar archivos adjuntos grandes (más de 1 MB, por ejemplo).
  • Una buena forma de no enviar mails tan pesados es prestarle atención al formato y propiedades de los archivos adjuntos. Por ejemplo, al enviar imágenes podemos achicarlas para que no sean tan grandes y guardarlas en un formato comprimido como JPG.
    Para otros tipos de archivo, suele ser útil una herramienta de compresión (WinRAR, 7zip, etc).

La firma

  • La firma debe ser breve. No más de cuatro o cinco lineas como mucho, si es realmente necesario extenderse. En caso contrario, se puede empezar a confundir con el mensaje mismo en mails cortos.
    Recuerden: es una firma, no un curriculum.
  • No tiene sentido poner la dirección. En estos tiempos el correo convencional prácticamente no se usa, y si alguien necesita nuestra dirección la puede preguntar.
  • El teléfono es otro dato que no siempre es conveniente agregar. Piensen dos veces si realmente quieren que la persona que lee ese mensaje pueda llamarlos o pasarle su número a otra persona.
  • Las firmas con colores son lindas. Con imágenes, más. Es realmente incómodo intentar leer un mensaje con imágenes animadas al pie. Si tienen dudas, visiten cualquier foro medianamente activo. La firma debe ser sencilla!
  • Una firma nos identifica. No sólo piensen en cómo ven ustedes su firma: piensen cómo la verán los demás.

Cuándo responder a todos?

Muy simple: cuando la respuesta es importante que llegue a todos. Generalmente, para confirmar que recibimos el mensaje o aceptar/rechazar una invitación no es necesario. Piensen dos veces antes de hacer click en responder a todos!

Es necesario confirmar que recibí un mensaje?

Técnicamente, podemos dar todos los mensajes por recibidos. Si el servidor de mails tiene problemas para enviar un mensaje nos va a avisar.
Pero si hay un mensaje importante es bueno confirmar que lo recibimos y lo leimos, o que lo vamos a leer o contestar luego (recuerden que este mensaje debe ir sólo a quien escribió, no a todos los otros destinatarios!).

Fuentes:
Para este artículo, tomé información no sólo de mi experiencia personal, sino también de un par de sitios: Netiquette y un artículo por Kate Sherwood.

  • Yo siempre he agregado a todos los lectores al “Para:”, el “CC:” y “CCO:” siempre los dejo en blanco.

    Gracias Zim, ¡ahora mis mails serán perfectos!

  • Gracias!!!! Simpre me pregunté cuales eran las etiquetas para los correos electronicos! Tambien ahora mis Mails serán perfectos.

  • Zim

    El próximo artículo será sobre cómo encender la computadora entonces, con ilustraciones.

  • hoy mandé un mail como la gente gracias a éste fantástico tutorial!, espero el articulo para prender el ordenador, espero que las ilustraciones no me desorienten demasiado.

  • Nunilo

    Buena entrada. Mucha gente se lía todavía con lo del correo electrónico. Por si os interesa, en esta página dicen algunos consejos bastante útiles y sencillos de utilizar http://mipagina.1001consejos.com/forum/topics/8-consejos-para-escribir
    En cuanto a lo de los archivos adjuntos, he leído que muchos recomiendan poner enlaces, en vez de agregar información al mensaje, de esta manera va todo mucho más rápido.
    Un saludo

    • Zim

      Hey! Muchas gracias por tu aporte :)